החלטתם להקים עסק ? זכרו, סוף מעשה במחשבה תחילה.
במאמר זה נפרט שבעה שלבים הדורשים הקפדה יתרה בכדי להקים עסק בצורה נכונה וחוקית.
ההקמה הינו השלב הקריטי והמשמעותי ביותר בחיי העסק ובניהולו. למעשה, ככל שתטיבו להשקיע מחשבה בשלב ההקמה של העסק כך תוכלו להפעילו ולנהלו בצורה מיטבית, נכונה ורווחית יותר בהמשך. ניתן להמשיל את הקמת העסק להקמת בניין. ככל שנשקיע יותר משאבים בבניית בסיס איכותי ויסודות חזקים כך נוכל לבנות גבוה יותר, בטוח יותר ואיכותי יותר. קיצורי דרך בעניין זה, כמו גם בעניינים אחרים, עשויים לגרום לכם ולעסק אובדן הכנסות בהמשך, תביעות משפטיות והשקעת משאבים רבים ומיותרים לצורך פיתרון בעיות שניתן היה למנוע אותן במחשבה תחילה.
1. ההתאגדות
לבחירת דרך ההתאגדות ישנה השפעה רבה על ההתנהלות העסקית ועל המשמעויות המיסויות והמשפטיות של כל עסק. דרכי ההתאגדות הנפוצות הינן: עוסק מורשה, שותפות או חברה בע"מ (קיימות דרכי התאגדות נוספות אולם נציג רק את אלו הנפוצות).
עוסק מורשה
ייסוד העסק באמצעות פתיחת תיקים ברשויות המיסים. זוהי המסגרת הפשוטה ביותר לניהול עסק (למעט עוסק פטור) אולם הפעלת עסק במסגרת זו טומנת בחובה משמעויות מיסויות כפי שאלו חלות על העוסק כפרט באופן אישי. חסרון מובהק בייסוד העסק בדרך של עוסק מורשה הינו האפשרות של נושי העסק לגבות את החוב כלפיהם כנגד נכסי העוסק באופן אישי.
שותפות
ייסוד העסק באמצעות התקשרות הסכמית בין מספר שותפים. אומנם, על פי הדין, אין חובה כי ייסוד השותפות ייעשה באמצעות עריכת הסכם בכתב בין השותפים, אולם רצוי מאוד שהיחסים בין השותפים, הזכויות, החובות והקשרים המשפטיים יעוגנו בהסכם. שותפות לצורך ניהול עסק חייבת להירשם במשרדי רשם השותפויות בתוך 30 ימים ממועד היווסדה. עם זאת, אין ברישום כאמור תנאי לקיומה של השותפות אלא שאי רישום כרוך בקנס לשותפים בגין כל יום של איחור ברישום.
חברה בע"מ
ייסוד העסק באמצעות הקמת אישות משפטית נפרדת. רישום חברה בע"מ הינה פעולה משפטית המבוצעת ברשם החברות ויש להקפיד כי מסמך ההתאגדות המהותי ביותר, הוא תקנון החברה, תואם את צרכיו של העסק המוקם. כאשר מייסד החברה הינו אדם יחיד ישנה אפשרות להקמת חברת יחיד במסלול מקוצר. חברה בע"מ נדרשת להגיש דין וחשבון שנתי וכן לשלם אגרה שנתית לרשם החברות. חברה בע"מ דורשת טיפול משפטי וחשבונאי שוטף במהלך ניהול עסקיה. כאשר מניות החברה מיועדות להיות מוקצות למספר אנשים רצוי מאוד לערוך הסכם בעלי מניות או הסכם מייסדים אשר יסדיר את היחסים בין בעלי המניות המייסדים לבין עצמם.
2. רישוי עסקים
אין לנהל ללא רישוי עסק אשר טעון רישוי על פי החוק. ניהול עסק ללא רישוי מהווה עבירה פלילית ומעמיד את העסק עצמו בפני קבלת צו סגירה ואת בעליו ומנהליו בפני הטלת קנסות ואף בפני מאסר בפועל במקרים מסוימים. הליך רישוי העסקים מבוצע אל מול הרשות המקומית הרלבנטית. טרם פתיחת העסק חשוב לבדוק האם פתיחת עסק מן הסוג הרצוי טעון רישוי וככל שיש צורך בהשכרת מקום לפתיחת העסק יש לבדוק זאת טרם חתימה על הסכם השכירות.
3. חוזים והתקשרויות
הסכמים מהווים מרכיב הכרחי בניהולו של כל עסק. עסק אשר פועל במערכת הסכמית בריאה עם לקוחותיו ועם ספקיו יתנהל בצורה טובה יותר, ימנע מחילוקי דעות מיותרים, ויאפשר לעסק לשמור על מלוא זכויותיו אל מול הצדדים השונים. תוכן ההסכם ואופן ניסוחו חשוב אף יותר מאשר עצם קיומו ולכן רצוי מאוד כי כל הסכם ייערך על ידי עורך דין הבקיא בדיני החוזים. דוגמאות להסכמים שמרבית העסקים נזקקים להם באופן שוטף הינם: הסכם מייסדים, הסכם שותפים, הסכם שכירות, הסכם למתן שירותים, הסכם סודיות, הסכם אי תחרות, הסכם שיווק והפצה, הסכם שיתוף פעולה, הסכם הלוואה וכדומה.
4. העסקת עובדים
בין העסק לבין עובדיו מתקיימים יחסי עובד-מעביד, בין אם קיים הסכם עבודה ובין אם לאו. המתכונת שבה על העסק להעסיק את עובדיו צריכה להיעשות באמצעות חתימה על הסכם עבודה אישי, דהיינו הסכם המעגן את כלל הזכויות והחובות של העובד בעסק. כאשר תנאי העבודה אינם כתובים ומפורשים יכול הדבר להוות פתח למחלוקות עתידיות ולהוצאות מיותרות. דיני העבודה הינם רבים ומורכבים ורצוי שכל עסק שבו מועסקים מספר לא מצומצם של עובדים יקבל ייעוץ משפטי שוטף בהתנהלות כלפי עובדיו. ייעוץ משפטי שוטף ומבוסס בהיבטי דיני העבודה יחסוך לעסק הוצאות מיותרות, תשלומים לא מתוכננים ופגיעה בשם ובמוניטין. מונחים חשובים שכל עסק חייב להכיר הינם: חוק שכר מינימום, חובת הודעה מוקדמת, פנסיה חובה, מניעת הטרדה מינית במקום העבודה, שימוע לפני פיטורים, פיטורים והזכאות לפיצוי פיטורים, סוגיות הקשורות לאוכלוסיות מיוחדות (למשל מילואים, נוער, נשים וכו').
5. הגנת הצרכן
כל עסק צריך לשמור על כללי הגנת הצרכן הקבועים בחוק. בנושא זה קיימות מספר סוגיות אשר עשויות להשפיע על ניהול העסק, לדוגמא חובת גילוי לצרכן בדבר פגם או איכות נחותה של הממכר, גודל האותיות בחוזה אחיד, פרסומות מותרות המכוונות לקטינים, איסור הטעייה וניצול מצוקה, והצגת מודעה בדבר מדיניות החזרת מוצרים. לצורך הדוגמא בלבד, חשוב להכיר את הכללים להצגת מודעה בדבר מדיניות החזרת מוצרים כגון מיקום הצבת המודעה, לשון המודעה, גודל המודעה, גודל האותיות, צבע האותיות ועוד.
6. גביית חובות
לצערי, תופעת אי פירעון חובות בעסקים הינה תופעה נפוצה במחוזותינו. על מנת להתמודד עם גביית חובות יכול ורצוי שיפעל העסק במספר מישורים, לפני יצירת החוב ולאחריו. פעולות שיכולות להיעשות טרם יצירת החוב הינן: בדיקת הלקוח במאגרי מידע בדבר טיב הלקוח (קרי האם חשבון הבנק שלו מוגבל, האם הוכרז כחייב מוגבל באמצעים, האם הינו פושט רגל), הקפדה על בטחונות מספקים וערבויות על פי כתבי ערבות מתאימים (בעיקר כלפי חברות בע"מ), החתמה על מסמכי התחייבות המאפשרים פתיחת הליכי גבייה מקוצרים בבתי המשפט ובלשכות ההוצאה לפועל.
7. הטבות וסיוע
בעלי עסקים רבים אינם מכירים את האפשרויות הרבות העומדות לרשותם אשר יכולות לסייע ולהיטיב באופן משמעותי עם העסק בתחילתו ובהתפתחותו. להלן מספר דוגמאות לאפשרויות:
תוכנית חונכות עסקים של משרד התמ"ת
התוכנית משמשת ככלי סיוע ועידוד מגזר העסקים בישראל, מטרת התוכנית לסייע לעסקים בהתרחבות מבוקרת ובשיפור ביצועיהם ורמת רווחיותם תוך שיפור אופן ניהולם, הקניית כלים ניהוליים וליווי ביישומם. בתוכנית בעלי עסקים קטנים יוכלו למצוא סבסוד משמעותי בשעות ייעוץ בתחומים שונים.
המדען הראשי
סיוע בפיתוח טכנולוגיות חדשות כאמצעי לחיזוק הכלכלה הישראלית, תוך עידוד יזמות טכנולוגית ופיתוח מאגר ההון האנושי. לשכת המדען הראשי אמונה על טיפוח וקידום שיתופי פעולה בתחום המחקר והפיתוח ברמה הלאומית והבינלאומית.
לסיכום
לאחר שסקרנו את השלבים המרכזיים בהקמת עסק ובניהולו מובן וברור כי הקמת עסק אינה פעולת בזק המסתיימת בפתיחת דלתותיו לקהל הרחב אלא דורשת תפעול שוטף יומיומי והתמודדות מתמדת עם ההתפתחויות השונות בעסק ובסביבתו העסקית. כדי שעסק יוכל לפעול בצורה מיטבית רצוי שילווה על ידי אנשי מקצוע הבקיאים בתחומים המפורטים לעיל ועם העדכונים המשפטיים והחשבונאיים הדינאמיים כך שיאפשרו לעסק לפעול ולהתפתח באופן חוקי ורווחי. התנהלות נכונה ומקצועית תחסוך לעסק הוצאות רבות ומיותרות וכן תאפשר למנהליו להתרכז בפיתוח העסק ולא בשיקומו.
